Privacybeleid Gekko

Beste leden,

Tengevolge van de nieuwe Europese privacy wetgeving, de “GDPR”, zijn er nieuwe spelregels over het opslaan, het beheer van persoonlijke gegevens, inclusief beeldmateriaal.
Elke natuurlijke persoon (individu, geen andere organisatie) moet altijd, volledige inzage, controle en retentie rechten hebben over alle persoonlijke data opgeslagen door een organisatie.
Gekko als vzw hebben ook de verplichting hier aan te voldoen.

Wat houdt het precies in voor onze club en jullie als leden?

Zoals jullie allemaal weten, schrijft elk lid zich in via het online inschrijvingsformulier.
De persoonsgegevens die de leden meedelen tijdens de inschrijvingsprocedure, worden door Gekko opgeslagen in een ledenlijst.
Deze gegevens zijn nodig om jullie als uniek lid te identificeren.
De inschrijving voor jeugdkampen en tornooien vallen onder dezelfde regels.

Wat gebeurt er verder met deze gegevens?

1. Enkel actieve bestuursleden van de Gekko, hebben inzage in deze data.
2. Deze worden doorgegeven aan het VKKF om elk betalend Gekko-lid te registreren en te laten verzekeren en om wedstrijdlicenties aan te vragen voor wie aan competitie wil deelnemen.
3. Email adressen worden verwerkt in mailing lijsten, zodat Gekko haar leden op de hoogte kan houden van activiteiten. Leden die bij de jaarwisseling hun lidmaatschap niet onmiddellijk vernieuwen, worden maximaal 1 jaar in de algemene leden-mailinglijst gehouden.
4. Andere contactgegevens worden enkel gebruikt uitzonderlijke gevallen en wanneer de normale communicatie kanalen (email, facebook) ontoereikend zijn.

Waar verbindt de Gekko zich toe?

1. Confidentialiteit: uw persoonsgegevens worden nooit moedwillig doorgespeeld aan derden, tenzij aan het VKKF (zie boven).
2. Integriteit: Er worden geen wijzigingen gemaakt aan de verschafte persoonsgegevens.
3. Uw recht om uw persoonlijke gegevens op te vragen, te laten wijzigen of te laten verwijderen uit alle Gekko databanken (ledenlijst, mailing lijsten).
4. Geen persoonlijke gegevens, inclusief beeldmateriaal te publiceren, op eender welk medium, tenzij dit te rechtvaardigen is als vertegenwoordiging van onze club of een van haar activiteiten.
5. Mailgegevens worden toegevoegd aan een mailing lijst voor de elektronische nieuwsbrief, waar ook niet-leden zich voor kunnen inschrijven. U kan u voor de nieuwsbrief uitschrijven via de “unsubscribe” link in iedere nieuwsbrief.
6. Gekko zal de gegevens van ex-leden maximaal 3 jaar bijhouden, de wettelijk toegelaten termijn.

Gekko zal de data van persoonlijke gegevens, zo goed mogelijk beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, kopiëren of verspreiden van deze gegevens.
De geleverde inspanningen moeten evenredig zijn met het eventuele risico tot schade aan een of meerdere leden, indien dit niet kan worden vermeden.

Wat valt buiten de verantwoordelijkheid van Gekko?

Eender welk mediakanaal waar een natuurlijk persoon zich vrijwillig op aanmeldt zonder specifieke verwijzing naar of koppeling met de databanken van de Gekko.

1. De Gekko Facebookgroep. Dit is een besloten groep maar eens lid, heeft men toegang tot de gegevens die er daar door andere leden van de groep is gepost. Gekko vzw kan inhoud van elk post niet beheren of tegenhouden. Dit valt tevens onder de verantwoordelijkheid van Facebook zelf.
2. Elke ander mediakanaal dat niet door Gekko als organisatie wordt beheerd (Whatsapp, Snapchat…)

Waar heeft u als lid recht op?

1. Het opvragen van alle gegevens die Gekko als organisatie over u heeft.
2. Het laten wijzigen van deze gegevens indien er foutieve zaken in staan.
3. Al uw gegevens te laten verwijderen uit alle Gekko databanken en mailinglijsten.

U moet dergelijke vragen uitdrukkelijk richten naar leden van het bestuur, en Gekko heeft het recht om de nodige tijd te gebruiken om te voldoen aan het verzoek.