Huishoudelijk reglement

GEKKO vzw – intern reglement
Gentse Kano & Kajak Organisatie vzw
Aangesloten bij Peddelsport Vlaanderen
Intern reglement
Gelding vanaf 21/10/2023

1. Lid worden

Personen die lid willen worden moeten zicht eerst via de website inschrijven voor een onthaalmoment. Daarna krijgen ze een link waarmee het lidmaatschap kan aangevraagd worden via Twizzit.
Minstens volgende gegevens zijn noodzakelijk voor de verzekering en subsidie-aanvragen: naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit. Voor een vlotte communicatie is het ook wenselijk een telefoonnummer en emailadres door te geven.
Wie het lidmaatschap aanvraagt en het lidgeld betaalt, verklaart zich akkoord met het intern reglement.
Alle leden mogen deelnemen aan de niet-bestuurlijke activiteiten van de club.
Wie meer verantwoordelijkheid wil opnemen in het bestuur van de club kan effectief lid worden van vzw GEKKO, volgens de voorwaarden die in de statuten beschreven staan.
De Algemene Vergadering kan leden die zich bijzonder verdienstelijk gemaakt hebben in de vereniging benoemen als ereleden en vrijstellen van betaling van het lidgeld.
Door een vrijwillige bijdrage van minstens 10 € wordt men beschouwd als steunend lid.
Ereleden en steunende leden worden opgenomen in de ledenmailinglijsten ontvangen de berichten van GEKKO die aan alle leden verstuurd worden.

2. Lidgelden

Het individueel lidgeld voor zowel effectieve als gewone leden van de vereniging wordt jaarlijks vastgelegd op basis van de verwachte kosten opgenomen in de begroting. Aanpassingen kunnen door een wijziging van de eenheidsprijs, vastgelegd via de begroting of een wijziging van de dienstverlening, goedgekeurd door de algemene vergadering.
Een gezinskaart is inclusief gebruik van materiaal
Het gebruik van materiaal is gratis voor jongeren tot en met het jaar waarin ze 18 worden.
Het eerste lidgeld wordt verminderd met het bedrag dat betaald werd voor één of meerdere proefvaarten of onthaalmoment (zie 5 hieronder).
Alle vermelde bedragen blijven onveranderd totdat de Algemene Vergadering tot een wijziging beslist.

3. Ligplaatsen voor Kajaks/kano

De liggelden worden door de Algemene Vergadering vastgelegd en zijn te vinden op de website of in het verslag van de algemene vergadering.
Alle vermelde bedragen blijven onveranderd totdat de Algemene Vergadering tot een wijziging beslist.
Boten waarvan de liggelden niet betaald worden kunnen slechts weggehaald worden na betaling van de achterstallige liggelden
De ligplaatsen worden toegewezen in functie van de intensiteit in het gebruik.
De club is niet verantwoordelijk voor schade of diefstal en/of misbruik.
De leden moeten hun naam op hun boot en peddel aan te brengen.
Boten waarvoor gedurende twee opeenvolgende jaren geen liggeld is betaald, worden beschouwd als clubmateriaal en aan de leden voor gebruik ter beschikking gesteld.

4. Toegang tot en gebruik van de loods

Mits het betalen van het lidgeld, wordt een jaarlijks wisselende toegangscode ter beschikking gesteld van de leden. Bij het verlaten van de loods, moet de buitendeur vergrendeld worden. Het is verboden deze code door te geven aan niet leden.
Nieuwe leden krijgen de code toegestuurd in de emailbevestiging van hun lidmaatschap.
Niet-leden krijgen geen toegang tot de loods zonder begeleiding.
Alle leden dragen zorg voor de netheid en de orde in de loods. In het bijzonder wordt gevraagd om de douches na gebruik te reinigen en de toiletten in propere toestand achter te laten.
Fietsen moeten buiten de loods gestald worden om de doorgang met kajaks e.d. niet te belemmeren.
Ieder lid kan vrij gebruik maken van de fitnessruimte. De toestellen, gewichten en ander fitnessmateriaal moeten op verantwoorde wijze gebruikt worden, en na de training ordelijk achtergelaten worden. Eventuele sfeermuziek mag de sfeer voor andere aanwezigen niet verpesten.
De infrastructuur van de club kan enkel door leden gehuurd worden voor private activiteiten. De prijzen worden door het Bestuursorgaan jaarlijks vastgelegd.
Het is verboden om te parkeren op het clubterrein. Kort Parkeren voor laden en lossen mag, daarna wordt terug op de openbare weg geparkeerd. Uitzondering wordt enkel gemaakt:
- Tijdens werkdagen of om grotere onderhoudstaken uit te voeren waar veel materiaal voor nodig is;
- Bij bepaalde clubactiviteiten (bv. polo BK, fakkeltocht,…) indien noodzakelijk en voor zover de terreininrichting het toelaat.

5. Toegang tot en gebruik van de bar

De bar is de gemeenschappelijke ontmoetingsplaats bij clubactiviteiten, en is niet bedoeld voor persoonlijk gebruik.
De code van het slot van de bar wordt enkel doorgegeven aan
1) effectieve leden van de v.z.w.
2) indien ze geen v.z.w.-lid zijn: door de club aangestelde trainers en lesgevers
Het is verboden de code van de bar door te geven aan anderen dan de hierboven genoemde, tenzij voor welbepaald doel (bv. onderhoud en herstellingen) met uitdrukkelijke toelating van het Bestuursorgaan.
Wie de bar opent, zorgt ervoor dat de bar nadien ook afgesloten wordt door iemand die de code mag kennen.
Het is niet toegestaan om met natte uitrusting de droge ruimtes (bar en droog toilet) te betreden.
Alle leden dragen zorg voor de netheid en de orde in de bar. In het bijzonder wordt gevraagd om altijd vóór het afsluiten de vaat te doen, al het gebruikte servies en bestek terug te leggen, de koelkasten aan te vullen, de schotel handdoeken te drogen te hangen, de tafels en stoelen netjes te zetten en het toilet in propere toestand achter te laten.
Dranken en versnaperingen die verbruikt worden, moeten onmiddellijk betaald worden volgens de tarieven die op de prijslijst vermeld staan.
De dranken en versnaperingen zijn voor iedereen toegankelijk in de bar. Alle leden waken over de eerlijke betaling van de verbruikte goederen.
Enkel digitaal betalen wordt nog aanvaard. De kaartlezer en de oplader met kabel moeten na gebruik steeds in de kassalade teruggelegd worden.
Andere verrichtingen dan verbruiken aan de bar kunnen ofwel overgeschreven worden op de Gekko rekening of in cash overhandigd worden aan de penningmeester of een ander lid van het bestuur
Bij vastgesteld herhaaldelijk oneigenlijk of onrespectvol gebruik van de bar door een clublid die de code kent, kan het clubbestuur de code wijzigen en dat lid de kennis van de code ontzeggen.

6. Materiaal

Alle leden tot en met het jaar waarin ze 18 worden hebben het recht gratis GEKKO-materiaal te gebruiken, leden ouder dan 18 dienen daarvoor een jaarvergoeding te betalen (zie hoofdstuk lidgelden).
Leden die hun bijdrage voor gebruik van clubmateriaal hebben betaald mogen steeds, voor henzelf gebruik maken van clubmateriaal als zij aan de club instappen en terugkeren. Tevens mogen zij clubmateriaal gebruiken voor deelname aan door de club ingerichte activiteiten.
Zij mogen, voor zichzelf, een boot meenemen om te varen buiten het Gentse na aanvraag aan het secretariaat. Het secretariaat ziet na of er boten beschikbaar zijn. Het lid brengt het materiaal steeds onmiddellijk na gebruik terug.
Club activiteiten hebben altijd voorrang bij gebruik van clubmateriaal.
Gebruik van boten door niet leden dient door het bestuur goedgekeurd te worden, de vergoeding wordt door het bestuur bepaald. Bij het ingaan van dit reglement is de vergoeding vastgelegd op 8 € per persoon per proefvaart.
De boten moeten goed behandeld worden. Na gebruik moeten de boten uitgedroogd worden.
De boten en de paddels moeten op dezelfde plaats terug geborgen worden.
Bij breuk of beschadiging moet dit aan de materiaalbeheerder aangegeven worden. De herstelling kan in de meeste gevallen in goede verstandhouding gebeuren.
De leden worden verzocht mee te werken aan de herstelling van alle materiaal en aan de werkdagen.
Natte persoonlijke kledij of uitrusting mag niet achterblijven in de kleedkamers of botenloods om te drogen.

7. Gebruik van privémateriaal

Niet-eigenaars van boten mogen andermans uitrusting slechts gebruiken met diens uitdrukkelijke toestemming.
Leden-eigenaars van boten mogen aan niet-leden hun persoonlijk gerief laten gebruiken, dit ter bevordering van de ledengroei in de club. Bij herhaald varen worden niet leden echter verzocht hun lidmaatschap aan te vragen, waardoor zij verzekerd zijn.
Alle verantwoordelijkheden zijn in dit geval ten laste van de eigenaar en de ontlener.

8. Verplaatsingen

Indien verplaatsingen per wagen gebeuren, wordt de leden gevraagd minstens de brandstofkosten onderling te delen en de beschikbare plaatsen efficiënt te gebruiken.

9. Verzekeringen

Leden zijn door betaling van het lidgeld verzekerd via de verzekering van Peddelsport Vlaanderen.
De verzekering omvat (op het moment van in voege gaan van dit reglement):
- “Het beoefenen van: kano, kayak, rafting (hoofdsportactiviteiten), alle respectievelijke sport-nevenactiviteiten en niet-sportactiviteiten, in federaal- of clubverband, zowel in binnen- als buitenland.
- De hoofdsportactiviteiten alsmede algemene conditietraining, powertraining, lopen zwemmen, fietsen, langlaufen,…zijn eveneens gewaarborgd bij private beoefening buiten clubverband.”
Ook de verplaatsingen naar en van bedoelde activiteiten zijn gedekt.
Er zijn bovendien uitbreidingen voor “hartfalen” en voor “opzoekings-, localiserings- en reddingskosten”.
Alle polissen, uitgebreidere omschrijvingen en updates zijn te vinden op de website van de Federatie.

10. Activiteiten

Recreatief sporten

GEKKO creëert mogelijkheden om de peddelsport in al haar vormen te beoefenen en te propageren.
De leden worden uitgenodigd om zoveel mogelijk deel te nemen aan de initiatieven die GEKKO zelf inricht. Dit omvat de toeristische tochten van de officiële kalender, de afdalingen, initiatie- of vervolmakingscursussen, opleidingen voor lesgevers en trainers, voordrachten, …
Deze dragen bij tot hogere technische kwaliteit en tot de verdere uitbouw van de vereniging.

Competitief sporten

Leden van GEKKO kunnen aan wedstrijden en ploegsport deelnemen onder de naam van GEKKO.
Wie wil deelnemen aan officiële wedstrijden, moet via het GEKKO-secretariaat een licentie voor de beoogde discipline aanvragen en een recent medisch attest voorleggen volgens de reglementen van de desbetreffende discipline.
De club betaalt de kosten voor de wedstrijdlicenties indien het lid zich engageert om deel te nemen aan de officiële nationale competities.
De kosten voor de inschrijving van ploegen of individuele leden aan wedstrijden van de nationale kalender worden door de club ten laste genomen.
Deelname aan internationale wedstrijden staat de leden vrij mits ze zelf de inschrijvingskosten ten laste nemen of indien het bestuursorgaan dit goedkeurt rekening houdend met het budget goedgekeurd door de algemene vergadering.
Van leden die zich geëngageerd hebben om in ploegverband aan wedstrijden deel te nemen, wordt verwacht alles in het werk te stellen om zowel op trainings- als competitiedagen effectief aanwezig te zijn.

11. Veiligheid

Wie vaart moet minstens 25 meter kunnen zwemmen.
Het dragen van een zwemvest is verplicht voor de jeugd tot en met de leeftijd van 16 jaar. Volgens de wetgeving is het verplicht om een zwemvest bij te hebben bij het varen op de binnenwateren. De club raadt aan om de zwemvesten te dragen. Voor wildwater, rafting, polo en zeekajak is het evident en verplicht om een aan de discipline aangepaste zwemvest te dragen.
Op de watersportbaan geldt een afwijkende regeling voor het varen. De kajaks varen links vanaf de club tot aan de afslag onder de brug naar de stad of Leie zodat ze de roeiers zien komen en aanvaringen vermeden worden. Verder wordt er rechts gevaren en voorrang gegeven aan de beroepsvaart. Men toont respect voor de andere gebruikers en de vissers.
Wie ’s nachts vaart, moet verlichting aanbrengen, bij voorkeur een 360° rondom schijnend wit licht.
Bij vaartochten in clubverband zorgen de initiatiefnemers voor dat de veiligheid van alle deelnemers zo goed mogelijk gegarandeerd wordt, door
- een degelijke planning,
- te voorzien in de noodzakelijke uitrusting en kledij,
- te voorzien in gepast en voldoende veiligheidsmateriaal,
- en door een verantwoordelijk en solidair gedrag.
Bij vaartochten op zee of wildwater vaart men nooit alleen, bij voorkeur met minstens drie vaarders.
De club voorziet beperkt EHBO-materiaal en een lijst met noodnummers in de loods op een voor iedereen toegankelijke plaats. Dit mag enkel gebruikt worden en noodgevallen; diefstal van medisch materiaal kan de veiligheid van leden in het gedrang brengen.

12. Opleidingen, brevetten, trainers en begeleiders

GEKKO roept haar leden op om basiscursussen te volgen die door de club of door de federatie worden aangeboden, en die leiden tot een brevet.
De leden met ervaring worden gestimuleerd om de cursussen voor gevorderden te volgen bij Peddelsport Vlaanderen, in clubverband of privaat.
Gevorderden worden eveneens gestimuleerd om opleiding te volgen die leidt tot erkende diploma’s voor lesgeven in de recreatiesport en de topsport.
De directe kosten voor cursussen die opleiden tot lesgever (initiator, instructeur B of trainer B) zullen door de club ten laste worden genomen indien het lid zich engageert om als begeleider of trainer de club te ondersteunen door effectief de begeleiding op te nemen in minstens 20 lessen / trainingen. Het bestuursorgaan definieert wat als volwaardige les of training wordt beschouwd.

13. Gezond en ethisch verantwoord sporten

Gekko is een club voor leden en door leden. Respect voor alle individuen, religies en meningen is een basishouding. Pestgedrag wordt niet getolereerd en kan tot sancties of bij herhaalde waarschuwingen tot uitsluiting leiden. Respect voor de andere leidt ook tot respect voor materiaal, zowel van de leden als voor het clubmateriaal
GEKKO erkent het belang van gezond en ethisch verantwoord sporten. GEKKO werkt binnen Peddelsport Vlaanderen actief mee aan de uitwerking van de principes van medisch en ethisch verantwoord sporten, en verwacht van haar leden zich aan die principes te houden tijdens clubactiviteiten. GEKKO verklaart zich akkoord met de Panathlon verklaring i.v.m. de rechten van het kind in de sport en zal deze ook toepassen: “Alle kinderen hebben het recht:
- sport te beoefenen
- zich te vermaken en te spelen
- in een gezonde omgeving te leven
- waardig behandeld te worden
- getraind en begeleid te worden door competente mensen
- deel te nemen aan training die aangepast is aan hun leeftijd, individueel ritme en mogelijkheden
- zich te meten met kinderen van hetzelfde niveau in een aangepaste competities
- in veilige omstandigheden aan sport te doen
- te rusten
- de kans te krijgen om kampioen te worden, of het niet te worden.”
GEKKO onderschrijft de verschillende gedragscodes die door Peddelsport Vlaanderen worden ontwikkeld, en ieder lid wordt geacht om ernaar te handelen: “Gedragscode voor TRAINERS / LEDEN / OUDERS /BESTUURDERS
- Ik heb kennis van het huishoudelijk reglement van de club.
- Ik respecteer de afspraken die gemaakt zijn met de club, leden, ouders en bestuurders.
- Ik heb respect voor het materiaal van de club.
- Ik discrimineer niet op huidskleur, geloof, afkomst, seksuele voorkeur of andere kenmerken.
- Ik zorg ervoor dat iedereen kan sporten.
- Ik ga zorgvuldig en correct om met de persoonlijke gegevens en informatie van de leden.
- Ik toon respect en geef geen beledigende commentaar op leden, toeschouwers, ouders, trainers, scheidsrechters en ieder ander.
- Ik onthoud mij van grensoverschrijdend gedrag.
- Ik neem (meldingen van) grensoverschrijdend gedrag in alle vormen ernstig en verwijs indien nodig verder naar de vertrouwenspersoon of hulporganisaties.
- Ik zorg ervoor dat ik alert ben voor waarschuwingssignalen op bovenstaande regels.
- Ik controleer of de gedragscodes door de leden nageleefd worden.”

14. De club mee maken

De club draait dankzij de vrijwillige inzet van velen. Alle leden worden aangespoord om naar eigen vermogen bij te dragen aan de algemene werking in een constructieve sfeer.
Het Bestuursorgaan bepaalt met respect voor de statuten en binnen de perken van het jaarbudget voor welke prestaties er vrijwilligersvergoedingen kunnen betaald worden, op welke objectieve basis, en aan welk tarief. Van deze criteria wordt een transparant overzicht bijgehouden dat toegankelijk is voor alle v.z.w-leden. Daarnaast wordt eveneens een gedetailleerd jaaroverzicht bijgehouden van alle effectieve prestaties die vergoed zijn.
Het Bestuursorgaan bepaalt binnen de perken van het jaarbudget in welke uitzonderlijke gevallen beroep kan gedaan worden op professionele werkkracht.

15. Klachten – ombudsman/vrouw

Het bestuursorgaan kiest uit de onafhankelijke kandidaten de ombudsvrouw of man van de club voor een periode van drie jaar. De kandidaat dient gewoon lid of effectief lid te zijn en mag niet behoren tot het bestuursorgaan.
De ombudsman/vrouw is een vertrouwenspersoon voor alle leden, die klachten ontvangt en de nodige stappen onderneemt om de klacht te onderzoeken en er het gepaste gevolg aan te geven.
De contactgegevens van de ombudsman/vrouw worden via de communicatiekanalen van de vereniging kenbaar gemaakt aan alle leden.

16. API – Aanspreekpunt integriteit

Het aanspreekpunt integriteit (API) is een eerste aanspreekpunt waarbij je terechtkan met vragen, vermoedens of klachten over een integriteitsschending. Dat is elke vorm van lichamelijk, seksueel, moreel of psychisch gedrag waarvan jij vindt dat het over jouw grens gaat of over de grens van iemand anders. Situaties waarbij sprake kan zijn van een integriteitsschending zijn bijvoorbeeld: agressie, seksueel grensoverschrijdend gedrag, pesten, discriminatie,…
Iedereen kan een integriteitsschending melden, ook al ben je niet rechtstreeks betrokken.
Het bestuursorgaan kiest uit de onafhankelijke kandidaten de API van de club voor een periode van drie jaar. De kandidaat dient gewoon lid of effectief lid te zijn en mag niet behoren tot het bestuursorgaan.
De contactgegevens van de ombudsman/vrouw worden via de communicatiekanalen van de vereniging kenbaar gemaakt aan alle leden.

17. Vergoeding van lesgevers

Het bestuursorgaan legt jaarlijks de vergoeding vast voor de lesgevers
De betaling van de lesgevers gebeurt 2 maal per jaar en pas na het geven van minimum 10 lesmomenten. Bij meerdaagse lesmomenten, wordt per dag als lesmoment geteld.
Voor lesgevers voor van de zomerkampen geldt een afzonderlijke regeling.
De vergoeding voor de trainers wordt bepaald op basis van het aantal lesuren die nodig zijn voor het bepalen van het hoogste trainersdiploma van de lesgever en wordt als volgt vastgelegd

Aantal uren opleiding	Vergoeding	Voorbeeld
<14u	Geen vergoeding
14u – 32u (of minder dan 4 daagse opleiding)	8 EUR/u	Start 2 coach (15u)
32u – 100u (of meer dan 4 daagse opleiding)	12,5 EUR/u	Initiator (73u)
>100u	14 EUR/u	Instructeur B (110u)

18. Investeringen vaarmaateriaal

Voor de investeringen in het vaarmateriaal, stelt het bestuursorgaan in samenspraak met de leden een botenplan op waarbij wordt bepaald welke boten de club nodig heeft op lange termijn om in haar werking te voorzien. Vervolgens wordt een 5-jaarlijks investeringsplan opgesteld met boten en ander vaarmateriaal dat moet worden aangekocht of verkocht/vernietigd zodat het beschikbare materiaal zoveel mogelijk aansluit aan de noden van de club.